Seans paketi, fizyoterapi kliniğinin hem en büyük gelir kalemi hem de en çok hata yapılan takip alanıdır. Bir pakette aynı anda üç ayrı sayaç döner: kaç seans kullanıldı, ne kadarı tahsil edildi, paketin süresi ne zaman doluyor. Bu üçü ayrı yerlerde tutulduğunda er ya da geç birbirinden ayrışır.
Seans sayacı, tahsilat sayacı ve süre sayacı birbirinden bağımsız ilerler. Danışan on seansın altısını kullanmış, bedelin yarısını ödemiş ve paketin süresinin bitmesine üç hafta kalmış olabilir.
Bu üç bilgiyi ayrı defterlerde tutmak (takvim ayrı, tahsilat ayrı, süre kimsenin aklında değil) takibin kırıldığı noktadır. Üçünün tek kayıtta tutulması, 'bu danışanın durumu ne' sorusunun tek ekrandan yanıtlanmasını sağlar.
Excel başlangıçta yeterli görünür, çünkü az sayıda paketle çalışırken hepsi akılda tutulabilir. Sorun ölçekle değil, eşzamanlılıkla başlar: resepsiyon dosyayı açıkken fizyoterapist seansı tamamlar ve iki kayıt birbirinin üzerine yazılır.
İkinci kırılma noktası bağlantısızlıktır. Excel'deki paket satırı ile takvimdeki randevu arasında bağ yoktur; seans tamamlandığında birinin gidip sayacı elle düşürmesi gerekir. Bu adım unutulduğunda paket bakiyesi gerçeği yansıtmaz ve danışanla tartışma çıkar.
Üçüncüsü, tahsilatın kasayla bağının olmamasıdır. Paket ödemesi Excel'e yazılır ama kasa defterine geçmez; ay sonunda iki rakam tutmaz ve farkın nereden geldiği bulunamaz.
Kullandığınız yöntem — Excel olsun, yazılım olsun — aşağıdaki soruların hepsini tek bakışta yanıtlayabiliyorsa takibiniz sağlamdır.
FizyoDesk'te paket satışı tek işlemde paket kaydını oluşturur, seans sayısı kadar randevuyu üretir ve hepsini tek gruba bağlar. Randevu tamamlandıkça sayaç kendiliğinden düşer; kimsenin elle güncellemesi gerekmez.
Tahsilat kaydedildiğinde kasa defterine gelir hareketi otomatik yazılır. Böylece paket bakiyesi ile kasa özeti aynı veriden üretilir ve birbirinden ayrışamaz.
Süresi iki hafta içinde dolacak paketler ayrı bir uyarı listesinde toplanır.
İptal edilen seans pakete tüketilmiş olarak yazılır, çünkü o saatin klinik açısından maliyeti doğmuştur. Ancak ciro ve personel komisyonu hesaplanırken yalnızca tamamlanmış seanslar sayılır.
Bu ayrım bilinçlidir ve önemlidir: paket tüketimi bir operasyon kaydı, ciro ise bir muhasebe kaydıdır. İkisini aynı sayaca bağlamak ya danışanı mağdur eder ya da geliri olduğundan yüksek gösterir.
Az sayıda paketle mümkündür ama üç noktada kırılır: aynı dosyayı iki kişi aynı anda güncellediğinde kayıtlar birbirinin üzerine yazılır, takvimle bağ olmadığı için sayaç elle düşürülmek zorundadır ve tahsilat kasayla bağlantısız kaldığı için ay sonunda rakamlar tutmaz.
Paket satışında seans sayısı kadar randevu üretilip pakete bağlandığında, randevu tamamlandıkça bakiye kendiliğinden düşer. Sayacın doğru olması için randevu ile paketin aynı kayıtta ilişkilendirilmiş olması gerekir.
Bu klinik politikasına bağlıdır. Önemli olan sürenin takip edilebilir olmasıdır; FizyoDesk'te bitmesine iki hafta kalan paketler uyarı listesinde toplanır, böylece danışanı süre dolmadan arayabilirsiniz.
Evet. Paket bedeli birden fazla tahsilata bölünebilir; her tahsilat kasa defterine otomatik işlenir ve kalan bakiye paket kartında görünür.
Seans sayacı, tahsilat ve süre tek kayıtta. 14 gün ücretsiz.
Ücretsiz Deneyin Fiyatları gör