Gün Sonu Kasa Kapanışı Nasıl Yapılır?
Güncelleme: · 5 bölüm · 4 soru
Fizyoterapi kliniklerinde kasa çoğu zaman şu yüzden tutmaz: seansın yapılması ile paranın alınması ayrı olaylardır, ama aynı şeymiş gibi kaydedilir. Paketler peşin ya da taksitle ödenir, bazı seanslar ertesi gün tahsil edilir, bazı ödemeler havaleyle gelir. Gün sonu kapanışı bu farkı her gün kapatmanın yoludur: sayılan para, sistemdeki tahsilatla aynı olmalıdır.
Kasa neden tutmaz?
En sık neden, 'tamamlandı' işaretlenen seansın tahsil edilmiş sayılmasıdır. Seans yapılmış ama ödeme alınmamışsa kasada olmayan para görünür. İkinci neden, paket ödemesinin danışan kartına yazılıp kasaya işlenmemesidir.
Üçüncü neden ödeme türlerinin karışmasıdır: nakit, kart ve havale aynı satırda toplanınca kasadaki nakit ile sistemdeki toplam karşılaştırılamaz.
Gün sonu kapanışının beş adımı
Kapanış her gün aynı sırayla ve aynı kişi tarafından yapılırsa beş dakikayı geçmez.
- Günün tamamlanan seanslarını listeleyin ve her birinin tahsilatı yapıldı mı bakın
- Tahsil edilmeyenleri alacak olarak işaretleyin
- Nakit kasayı sayın ve sistemdeki nakit toplamla karşılaştırın
- Kart ve havale tahsilatlarını banka ya da POS dökümüyle eşleştirin
- Farkı açıklamasıyla not edin ve günü kapatın
Paket ve taksit ödemeleri
Paket satışı ile paket ödemesi ayrı kayıtlardır. Satış, danışanın alacağı seansları; ödeme ise kasaya giren parayı gösterir. Taksitli pakette her taksit ayrı tahsilat olarak kasaya yazılmalı, kalan bakiye paket kartında görünmelidir.
Her tahsilatın kasaya otomatik işlendiği bir sistemde paket bakiyesi ile kasa özeti birbirini tutar; elle iki yere yazmak zorunda kalınmaz.
Bekleyen alacaklar
Alacak listesi her gün görülmezse birikir. Haftada bir, ödemesi gecikmiş danışanların listesi çıkarılıp bir sonraki seans öncesinde nazikçe hatırlatılmalıdır. Seansın başında değil, randevu alırken ödeme konuşmak daha az rahatsız edicidir.
Sık yapılan hatalar
Kasadan silinen ya da düzeltilen kayıtlar iz bırakmazsa ay sonunda farkın nereden geldiği bulunamaz. Kasa kaydını silme ve düzenleme yetkisi yalnızca yöneticide olmalıdır.
- Tamamlandı işaretini tahsilat saymak
- Paket ödemesini kasaya işlememek
- Nakit, kart ve havaleyi tek toplamda tutmak
- Farkı not etmeden günü kapatmak
- Herkese kasa düzenleme yetkisi vermek
Sık sorulan sorular
Gün sonu kasa kapanışı ne kadar sürer?
Kayıtlar gün içinde düzenli girildiyse beş dakika civarı sürer: seans listesi, alacaklar, nakit sayımı, kart ve havale eşleştirmesi, not.
Seans tamamlandı işaretlenince ödeme alınmış sayılır mı?
Hayır. Seansın yapılması ile paranın alınması ayrı kayıtlardır. Tahsilat her zaman ayrıca kaydedilmelidir; aksi halde kasada olmayan para görünür.
Taksitli paket ödemesi nasıl kaydedilir?
Her taksit ayrı tahsilat olarak kasaya yazılır; paketin kalan bakiyesi danışan kartında izlenir.
Kasa farkı çıkarsa ne yapılmalı?
Fark gizlenmez, açıklamasıyla not edilir. Önce tahsil edilmemiş seanslara, sonra kart ve havale eşleştirmesine bakılır; farkların çoğu bu iki yerden çıkar.
Kasanız her gün tutsun
Her tahsilat kasaya otomatik işlenir, alacaklar hazır listelenir. 14 gün ücretsiz.