Randevuya Gelmeme Nasıl Azaltılır?
Güncelleme: · 7 bölüm · 5 soru
Gelmeyen danışan, kliniğin en görünmez gider kalemidir: oda boş kalır, terapistin saati harcanır ve o slot başka birine satılamaz. Fizyoterapide etki daha da büyüktür, çünkü program çok seanslıdır ve aksayan bir seans tüm planı kaydırır. Bu rehber, oranı düşürmek için sırasıyla uygulanabilecek adımları anlatır.
Önce ölçün, tahmin etmeyin
Çoğu klinik gelmeme oranını bilmez, yalnızca 'çok oluyor' der. Oysa müdahalenin işe yarayıp yaramadığını ancak başlangıç değerini bilirseniz anlarsınız.
Bunun için iptal ile gelmedi kayıtlarının ayrı tutulması gerekir. Önceden haber verilen iptal ile habersiz gelmeme farklı sorunlardır ve farklı çözüm ister: ilki slot doldurma sorunudur, ikincisi hatırlatma ve bağlılık sorunudur.
Ölçmeye başlayınca genellikle şu görülür: gelmeme belirli saatlerde (sabahın ilk seansı, akşamüstü) ve belirli danışan grubunda (ilk kez gelenler, paketin son seansları) yoğunlaşır.
Hatırlatmanın zamanlaması içeriğinden önemlidir
Tek hatırlatma gönderilecekse, randevudan yaklaşık bir gün önce gönderilmesi genelde en işlevsel olanıdır: danışanın programını değiştirmesine yetecek kadar erken, unutmasına izin vermeyecek kadar geç.
Hatırlatma mesajının iptal etmeyi kolaylaştırması, sezgiye aykırı biçimde, kliniğin lehinedir. Gelmeyeceğini önceden bildiren danışan, slotu boşaltır ve o saat başkasına verilebilir. Amaç iptali zorlaştırmak değil, habersiz gelmemeyi iptale dönüştürmektir.
Paketi baştan takvime yazın
On seanslık bir program satıp randevuları 'sonra ayarlarız' demek, gelmemenin en büyük kaynağıdır. Danışan her hafta yeniden karar vermek zorunda kalır ve her karar noktası bir kayıp riskidir.
Paket satılırken tüm seansların takvime yazılması, danışan için programı bir bütün haline getirir. FizyoDesk'te paket satışında seans sayısı kadar randevu otomatik üretilir ve tek grupta toplanır; program aksarsa grup toplu olarak kaydırılabilir.
Aynı gün, aynı saat kuralı
Seansları mümkün olduğunca haftanın aynı günü ve aynı saatine yerleştirmek, danışanın rutinine yerleşmesini kolaylaştırır. Her hafta değişen saat, hatırlanması gereken yeni bir bilgi demektir.
İlk seans farklı ele alınmalı
Gelmeme en çok ilk randevuda görülür, çünkü danışanın klinikle henüz kurulmuş bir ilişkisi yoktur. İlk randevu ile arama arasındaki süreyi kısaltmak tek başına belirgin fark yaratır.
İlk randevusu bir haftadan uzak olan danışanlar için ek bir teyit araması, o slotu kurtarabilir.
Politikanızı yazın ve önceden söyleyin
Habersiz gelmemede ne olacağı, yani seansın paketten düşüp düşmeyeceği, danışana ilk seansta açıkça söylenmelidir. Sonradan uygulanan bir kural itiraz doğurur; baştan bilinen bir kural davranışı değiştirir.
FizyoDesk'te iptal edilen seans pakete tüketilmiş olarak yazılır; ciro ve komisyon hesabına ise girmez. Politikanızı bu davranışla uyumlu anlatmak, sonradan tartışma çıkmasını önler.
Boşalan slotu doldurun
İptal geldiğinde o saat otomatik olarak kaybedilmiş sayılmamalıdır. Yakın tarihte randevu bekleyen danışanların listesi elinizin altındaysa, boşalan slot aynı gün doldurulabilir.
Sık sorulan sorular
SMS hatırlatma ne zaman gönderilmeli?
Çoğu klinik için randevudan bir gün önce gönderilen hatırlatma iyi çalışır; sabah erken saatteki randevular için bir önceki akşam gönderilmesi danışana hazırlanma zamanı bırakır.
Randevu hatırlatması ne zaman gönderilmeli?
Tek hatırlatma gönderiliyorsa randevudan yaklaşık bir gün önce göndermek genelde en işlevsel olanıdır: danışanın programını ayarlamasına yetecek kadar erken, unutmasına izin vermeyecek kadar geç. Uzak tarihli ilk randevularda ayrıca bir teyit araması yardımcı olur.
İptal ile gelmedi arasındaki fark neden önemli?
Önceden bildirilen iptal, slotu boşaltır ve başka bir danışana verilebilir; habersiz gelmeme ise o saati tamamen kaybettirir. İkisi ayrı kaydedilmezse hangi sorunu çözmeniz gerektiğini bilemezsiniz.
Gelmeyen danışanın seansı paketten düşmeli mi?
Bu bir klinik politikası kararıdır ve danışana baştan söylenmesi şartıyla uygulanabilir. FizyoDesk'te iptal edilen seans pakete tüketilmiş olarak yazılır; ciro ve komisyon hesabına ise dahil edilmez.
Paket randevularını baştan takvime yazmak neden fark yaratır?
Her seansı ayrı ayrı planlamak, danışan için her hafta yeniden verilen bir karar demektir ve her karar noktası bir kayıp riskidir. Tüm program baştan takvime yazıldığında seanslar rutine dönüşür.
Gelmeme oranınızı ölçmeye başlayın
İptal ve gelmedi ayrı kaydedilir, raporlarda kırılım olarak görünür.